Efectos de la norma ISO 15489 en la gestión documental de una institución pública de planeamiento estratégico de Lima - 2023

Abstract

Este trabajo de suficiencia profesional examina la implementación y los efectos de la norma ISO 15489 en la gestión documental de una entidad pública dedicada al planeamiento estratégico en Lima. La investigación se enfoca en cómo la norma ha mejorado la producción, la accesibilidad, los controles de acceso, y el uso de los documentos, a través de la creación y aplicación de instrumentos de gestión archivística. El trabajo parte del análisis del estado de la gestión documental antes de la adopción de la ISO 15489, contrastándolo con los resultados posteriores a su implementación en 2023. Los hallazgos revelan un incremento notable en la eficiencia y organización de los procesos documentales. Se observaron mejoras significativas, como un aumento del 77% en la cantidad de flujogramas documentales y un 23% en la completitud de los expedientes electrónicos, reflejando un mejor control de accesos a la información. Además, el uso de tablas de control de acceso y permisos se incrementó en un 32%, lo que fortaleció la seguridad y la integridad de los expedientes electrónicos. La accesibilidad a los documentos también mejoró, gracias a la implementación de modelos de inventario de transferencia documental, lo que facilitó la ubicación y la transferencia de responsabilidades de custodia. El trabajo concluye que la norma ISO 15489 ha sido fundamental para optimizar la gestión documental, asegurando la accesibilidad, seguridad y usabilidad de los documentos. Como recomendación, se sugiere continuar con la revisión de los instrumentos de gestión archivística y la capacitación del personal en el uso de la norma, con el objetivo de mantener las mejoras logradas y responder de manera efectiva a las demandas en evolución de la gestión documental.This professional proficiency work examines the implementation and effects of the ISO 15489 standard on document management within a public entity dedicated to strategic planning in Lima. The research focuses on how the standard has improved the production, accessibility, access controls, and use of documents through the creation and application of archival management tools. The study begins by analyzing the state of document management prior to adopting ISO 15489, contrasting it with the outcomes observed after its implementation in 2023. Findings reveal a notable increase in the efficiency and organization of document processes. Significant improvements were observed, including a 77% increase in the number of document flowcharts and a 23% increase in the completeness of electronic files, reflecting enhanced access control to information. Furthermore, the use of access control and permission tables increased by 32%, strengthening the security and integrity of electronic files. Accessibility to documents also improved due to the implementation of document transfer inventory models, which facilitated both the location and transfer of custody responsibilities. The study concludes that the ISO 15489 standard has been instrumental in optimizing document management, ensuring the accessibility, security, and usability of records. As a recommendation, it suggests continuing to review archival management tools and training personnel in the use of the standard to sustain the improvements achieved and effectively respond to the evolving demands of document management.