Implementación de la metodología BPM para optimizar el proceso de licitación de inversiones CAPEX en una empresa acuícola

Abstract

El presente Trabajo de Suficiencia Profesional, titulado “Implementación de la metodología BPM para optimizar el proceso de licitación de inversiones CAPEX en una empresa acuícola”, describe la aplicación de Business Process Management (BPM) para mejorar el desempeño del proceso licitatorio CAPEX en una empresa acuícola ubicada en el norte chico del Perú. La problemática evidencia ausencia de lineamientos internos, baja estandarización documental y deficiente registro, lo que genera reprocesos, demoras y pérdida de trazabilidad, debilitando los mecanismos de control y afectando la calidad de las decisiones de inversión, con impactos en sobrecostos y postergaciones. La investigación es de carácter aplicativo, con diseño no experimental y transversal. La información se recopiló mediante observación directa, trabajo de campo y revisión documental, considerando 58 procesos de licitación CAPEX, con análisis entre mayo y diciembre de 2025 y uso de registros 2024–2025. A partir del modelamiento As-Is, se identificaron cinco etapas (RFI, Bases, Consultas y respuestas, Evaluación y Adjudicación) y 25 actividades; por alcance, la intervención se focalizó en 15 actividades del área de Compras, por concentrar mayor criticidad operativa. Con base en una matriz de oportunidades de mejora (tiempo, costos y calidad), se diseñó el modelo To-Be, incorporando kick-off interáreas, estandarización de formatos (Long List/Short List y evaluaciones financiera, comercial y técnica), centralización documental en repositorio único (SharePoint), uso de formularios (Microsoft Forms) y formalización del cierre mediante actas. Asimismo, se definieron indicadores (KPI) en Finanzas y Procesos para asegurar control y mejora continua. Comparativamente, el rediseño permitió reducir el ciclo de licitación de 30 a 22 días (-26.67%), fortaleciendo la trazabilidad, transparencia y auditabilidad del proceso, y contribuyendo a una gestión CAPEX más ágil y sostenible.

This Professional Sufficiency Project, titled “Implementation of the BPM methodology to optimize the CAPEX investment bidding process in an aquaculture company,” describes the application of Business Process Management (BPM) to improve the performance of the CAPEX bidding process in an aquaculture company located in Peru’s north-central coastal region (Norte Chico). The identified problem includes the absence of internal guidelines, limited document standardization, and insufficient recordkeeping, which leads to rework, delays, and loss of traceability. These conditions weaken control mechanisms and affect the quality of investment decisions, resulting in cost overruns and project postponements. The study follows an applied approach with a non-experimental, cross-sectional design. Data were collected through direct observation, fieldwork, and document review, covering 58 CAPEX bidding processes, with analysis conducted between May and December 2025 and using archived records from 2024–2025. Based on the As-Is process mapping, five stages (RFI, Bid Documents, Q&A, Evaluation, and Award) and 25 activities were identified; due to the intervention scope, the improvement focused on 15 Procurement activities, as they concentrate on the highest operational criticality. Based on a time, cost, and quality improvement opportunity matrix, a To-Be model was designed, incorporating cross-functional kick-off meetings, standardized templates (Long List/Short List and financial, commercial, and technical evaluation forms), centralized documentation in a single repository (SharePoint), the use of digital forms (Microsoft Forms), and formal closure through meeting minutes. In addition, key performance indicators (KPIs) were defined under the Finance and Process categories to support control and continuous improvement. Comparative results show that the redesign reduced the bidding cycle time from 30 to 22 days (-26.67%), strengthening traceability, transparency, and auditability, and contributing to a more agile and sustainable CAPEX management process.