Diseño de la implementación de la gestión por procesos en el Centro de Idiomas Virgen de las Mercedes

Abstract

El Centro de Idiomas Virgen de las Mercedes (CIVIME), es una institución pública de gestión privada, que pertenece al Comando de Educación y Doctrina del Ejército. El centro es manejado por directores que cambian anualmente, lo que ha generado una falta de alineamiento en los objetivos, además de esto, se ha observado falta de liderazgo y una cultura organizacional pobre, que han afectado el buen funcionamiento del centro, así como su cultura organizacional. Con el objetivo de obtener mejores resultados el CIVIME busca contar con una herramienta que pueda servir de guía para evitar que el flujo de trabajo se vea afectado por los factores mencionados anteriormente. En ese sentido, este trabajo de suficiencia profesional presenta el diseño de la implementación de la gestión por procesos, explicando cada etapa del mismo y siempre teniendo en cuenta la importancia que tiene el personal que labora en la institución para la ejecución de estos procesos. El detalle de cada proceso estará descrito en el Manual de Gestión por Procesos mediante fichas técnicas y flujogramas. Los resultados, medidos mediante indicadores de gestión, muestran los beneficios que se pueden obtener de esta poderosa herramienta, como la mejora del servicio de enseñanza a percepción de los alumnos, gracias a la aplicación de un proceso de control de calidad educativa o el aumento de ventas gracias a la mejora en el proceso de implementación de módulos educativos, siendo lo más relevante la mejora en la cultura organizacional ya que gracias al sistema de gestión por procesos los trabajadores tienen conocimiento de sus tareas y como estas afectan a un proceso en el que participan distintas áreas.

The Virgen de las Mercedes Language Center (CIVIME by its acronym in Spanish ) is a privately managed public institution, which belongs to the Army Education and Doctrine Command. The center is managed by directors who change annually, which has generated a lack of alignment in the objectives, in addition to this, a lack of leadership and a por work environment, have been observed, which have affected the proper functioning of the center, as well as its organizational culture. In order to obtain better results, CIVIME seeks to have a tool that can serve as a guide to prevent the workflow from being affected by the factors mentioned above. In that sense, this work of professional proficiency presents the design of the implementation of management by processes, explaining each stage of it and always taking into account the importance of the personnel that works in the institution for the execution of these processes. The details of each process will be described in the Process Management Manual through technical sheets and flowcharts. The results, measured by management indicators, show the benefits that can be obtained from this powerful tool, such as the improvement of the teaching service as perceived by the students, thanks to the application of an educational quality control process or the increase in sales thanks to the improvement in the process of implementing educational modules, the most relevant being the improvement in the organizational culture since thanks to the system the workers are aware of their tasks and how they affect a process in which different areas participate.